Hoe interne communicatie het verschil maakt binnen Caesar Groep
HR interne communicatiespecialist Willemijn Staal begon in 2019 als officemanager bij Caesar Experts. Hiervoor was zij vormgevend journalist en het creatieve aspect van haar werk is iets wat ze miste in haar rol als officemanager. Toen zij in 2021 gevraagd werd door HR Business Partner Marit om aan te sluiten bij HR, twijfelde ze geen moment en wisselde Willemijn van functie. “In het eerste jaar bracht ik alles wat er was binnen interne communicatie in kaart en scherpte het aan. Het hele handboek personeel met bijbehorende regelingen werden informeler herschreven, zodat het meer in lijn kwam met de tone-of-voice van Caesar.”
Willemijn Staal
HR Interne Communicatiespecialist
Ontwikkelcyclus en onboarding
Halverwege 2022 begon de samenwerking met WELDER, met het idee om de ontwikkelcyclussen van Caesar in een app beschikbaar te maken. De ontwikkelcyclus wordt opgedeeld in plannings- en beoordelingsgesprekken, waardoor je tussentijds meer gesprekken hebt met je teamleider. Hierdoor gaan onze medewerkers gerichter aan het werk en zijn zij meer met hun leerdoelen bezig. Iedere medewerker heeft dan ook een heel logische reden om meer gebruik te maken van MijnCaesar.
WELDER is een jonge en ambitieuze organisatie. Hoewel Caesar eerst in contact kwam voor de ontwikkelcyclussen, bleek al snel dat ook andere modules van het platform erg goed van pas kwamen. “Je kunt het zo ver uitbouwen als je zelf wil, de mogelijkheden zijn eindeloos. Mis je een feature in de app? Dan stuur je WELDER een verzoek en hebben ze het vaak binnen een maand geregeld. Heel innovatief!”
Naast de ontwikkelcyclussen werden er al snel veel meer functies uitgerold in MijnCaesar. Cloud Republic was de eerste business unit die aan de slag mocht met de app. Al gauw volgden de andere bedrijven binnen Caesar Groep. “Zo werd de onboarding-module ingericht. Op je eerste werkdag ontvang je zoveel informatie, dat we het een betere keuze vonden om dit meer te verspreiden. We zetten nu veel meer in op de eerste 100 dagen van een medewerker en daar hoort dus ook een andere informatievoorziening bij. De onboarding begint nu met MijnCaesar al meteen als de nieuwe medewerker de arbeidsovereenkomst heeft getekend.”
Alles-in-één platform
“We hadden zoveel verschillende communicatiekanalen. Een medewerkersportaal met (vaak achterhaalde) informatie, een beleidsportaal, Teams-groepen per business unit en vaak ook het projectteam, diverse mails vanuit de organisatie en ook nog aparte WhatsApp-groepen. Door verschillende communicatiekanalen in één platform te integreren, is MijnCaesar de enige bron van waarheid en de meest recente informatie voor alle medewerkers.”
“In de zomer van 2023 werd een kennisbank opgericht, de Caesar Wiki, waarbij het verouderde medewerkersportaal werd vervangen door een meer toegankelijke en logisch ingedeelde plek. Een belangrijke toevoeging is het ‘smoelenboek’, geïnitieerd door een collega die moeite had met namen onthouden. Dit maakt het gemakkelijker om te weten wie verantwoordelijk is voor specifieke taken, zoals het wagenpark of de receptie.”
Verbinding en interactie
Wie MijnCaesar opent op mobiel of op desktop landt allereerst op de tijdlijn. “Op de tijdlijn staan berichten die geplaatst worden vanuit de company- en community accounts, zoals personeelsvereniging Julius of het CTO.”
Andere functionaliteiten in MijnCaesar zijn: de eventkalender, groepen zoals ‘Duurzaamheid’ en ‘Wat eten we vandaag’ waar je tips kunt delen en vragen, berichten van bijvoorbeeld de catering over het weekmenu en collega’s die leuk nieuws delen zowel privé als zakelijk.
Tot slot zijn we trots op de Caesar Marktplaats-functionaliteit. “We zijn een MVO-gekeurde organisatie en vinden duurzaamheid dan ook erg belangrijk. De Caesar Marktplaats is in het leven geroepen om zowel spullen uit te lenen die van Caesar zijn, zoals statafels en een popcornmachine. Maar ook kunnen Caesarianen hier hun eigen spullen (te koop of te leen) aanbieden.”
“Op MijnCaesar kunnen beheerders dan ook zien in hoeverre de berichten worden gelezen en hoe zij interacteren. Iets wat met bijvoorbeeld een interne nieuwsbrief minder goed lukt. Daardoor weet je zeker dat belangrijke informatie goed ontvangen wordt.”
De lancering
Op 1 september werd de app officieel gelanceerd. Collega’s kregen een kaartje thuisgestuurd met een legopoppetje en om 12 uur ’s middags ging de activatiemail de deur uit. Twee weken later werd er nog een lanceringsmiddag georganiseerd met een panel. Aan dit panel, waar onder andere een team lead en medewerker (die de app al in gebruik hadden genomen) bij betrokken werden, konden vragen gesteld worden over de app. Zo werd er op een interactieve manier kennisgemaakt met het platform en diens functionaliteiten.
De app is al snel een centrum van bedrijfscommunicatie en community building geworden. Groepen stimuleren interactie, terwijl de Caesar Marktplaats een platform biedt voor het delen en lenen van spullen.
“Ik vind het mooi om op de achtergrond bezig te zijn met projecten wat voor iedere medewerker iets kan betekenen en wat verbinding oplevert. Het is leuk om mensen aan te sporen en enthousiasmeren voor een nieuw platform. Als resultaat is het ook gaaf om te zien dat mensen het positief ontvangen en snel in gebruik hebben genomen.”
Met MijnCaesar heeft onder andere Willemijn een platform gecreëerd dat niet alleen de dagelijkse werkzaamheden vereenvoudigt, maar ook een sterkere, meer verbonden bedrijfscultuur bevordert.